Yevmiye Defterine Kayıt Mantığı
Bir işlemi kayda dönüştürürken izlenecek dört soruluk yöntem.
Muhasebe öğrenirken en çok zorlanılan aşama, eldeki belgeyi doğru kayda dönüştürmektir. Bunun için ezber değil, sırayla sorulacak dört soru işe yarar.
Dört soru yöntemi
- Bu işlem hangi hesapları etkiliyor? Genellikle iki, bazen daha fazla hesap etkilenir.
- Bu hesaplar ne türden? Varlık mı, borç mu, özkaynak mı, gelir mi, gider mi?
- Her biri artıyor mu azalıyor mu?
- Bu artış ve azalış hangi tarafa yazılır? Varlık artışı borç, borç artışı alacak tarafına gider.
Örnek üzerinde uygulama
İşlem: İşletme 100.000 lira artı yüzde 20 KDV tutarında ticari malı vadeli olarak satın almıştır.
| Soru | Cevap |
|---|---|
| Hangi hesaplar etkilendi? | Ticari Mallar, İndirilecek KDV, Satıcılar |
| Türleri nedir? | Varlık, varlık, borç |
| Artıyor mu azalıyor mu? | Mal artıyor, KDV alacağı artıyor, borç artıyor |
| Hangi tarafa? | Varlık artışı borca, borç artışı alacağa |
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 153 Ticari Mallar | 100.000 | |
| 191 İndirilecek KDV | 20.000 | |
| 320 Satıcılar | 120.000 |
Neden KDV mal maliyetine eklenmiyor
Ödenen KDV bir maliyet değil, devletten indirim hakkı doğuran bir alacaktır. Bu yüzden 191 İndirilecek KDV ayrı bir aktif hesapta izlenir ve malın maliyetine eklenmez. Malın gerçek maliyeti KDV hariç tutardır.
Her kayıttan sonra borç ve alacak toplamlarının eşit olduğunu doğrulayın. Eşit değilse kayıt yanlıştır. Eşit olması ise kaydın doğru olduğunu garanti etmez; yanlış hesaba yazılmış bir tutar da dengeli görünür. Bu yüzden hesap seçiminin mantığını da ayrıca sorgulamak gerekir.
Bu konuyu gerçekten öğrenme rehberi
Bu bölümün amacı: kavramın kapsamını, muhasebe mantığını ve uygulamadaki sonuçlarını birlikte açıklamak.
Başlamadan önce bilinmesi gerekenler: borç-alacak eşitliği, hesap grupları, belge düzeni ve dönemsellik ilkesi.
İşlem ve düşünme akışı
- İşlemin ekonomik olayını tek cümleyle yazın.
- Belgeyi, tarihi, tarafları ve tutarın hangi döneme ait olduğunu ayırın.
- Etkilenen hesapları niteliğine göre seçin; borç ve alacak yönünü gerekçelendirin.
- Kayıt sonrası yardımcı defter, mizan ve ilgili mali tablo etkisini kontrol edin.
Karar vermeden önce sorulacak sorular
- Bu olay hangi ekonomik kaynağı, borcu, geliri veya gideri değiştiriyor?
- Belge var mı; belge tarihi, işlem tarihi ve ödeme tarihi aynı mı?
- İşlem hangi hesapta izlenmeli ve bu hesabın normal bakiyesi nedir?
- Bu kayıt hangi mali tablo kalemini ve hangi dönemin sonucunu etkiliyor?
İstisnalar ve sınır durumları
İşlemin peşin, vadeli, yabancı paralı, dönem sonuna taşan veya vergi istisnasına tabi olması temel kaydı değiştirebilir.
Uygulama dosyası kontrol listesi
- Belge tarihi ile ödeme tarihini birbirine karıştırmamak.
- Hesap kodunu yalnızca adına bakarak değil, ekonomik özüne göre seçmek.
- KDV, stopaj, tevkifat ve dönem ayırma etkisini ayrıca incelemek.
- Kaydın borç-alacak denkliğini belge ve yardımcı hesap bakiyesiyle karşılaştırmak.
Kendini sınama
- Konuyu bir cümlede tanımlayıp kapsamına girmeyen bir örnek verebilir misiniz?
- Aynı işlemi peşin ve vadeli olarak kaydettiğinizde hangi hesap değişir?
- Bir tutarın dönemsellik veya vergi yönünden neden farklılaşabileceğini açıklayabilir misiniz?
- Kayıt doğru göründüğü halde hangi belge ve mutabakatlarla tekrar kontrol edersiniz?
Kontrollü bir örnek
Bu işlemde açıklama satırı önemlidir: birkaç ay sonra dosyaya bakan biri kararın nedenini anlayabilmelidir.
- Olayı tanımlayın: Örnek olay: işletme 100.000 TL bedelli bir malı vadeli satın alıyor ve örnek olarak %20 vergi uygulanıyor. 153 hesabı 100.000 TL, 191 hesabı 20.000 TL borç; 320 hesabı 120.000 TL alacak çalışır. Kayıt, belgedeki toplamla mutlaka eşleşmelidir.
- Hesapları kurun: Belge tarihini, hesapların borç-alacak yönünü ve yardımcı hesap açıklamasını aynı sırayla yazın. Ardından yevmiye toplamını mizan bakiyesiyle, mizanı da ilgili mali tablo kalemiyle karşılaştırın.
- Sonucu test edin: Kayıt denk olsa bile hesap seçimi yanlış olabilir. Ticari nitelik, vade, KDV ve dönem ayrımı kontrol edilmeden yalnızca borç-alacak eşitliğine güvenmeyin.
Sayısal mini örnek
Örnek olay: işletme 100.000 TL bedelli bir malı vadeli satın alıyor ve örnek olarak %20 vergi uygulanıyor. 153 hesabı 100.000 TL, 191 hesabı 20.000 TL borç; 320 hesabı 120.000 TL alacak çalışır. Kayıt, belgedeki toplamla mutlaka eşleşmelidir.
Çözüm ve sonuç
Çözüm: 100.000 TL mal bedeli ve 20.000 TL örnek vergi, toplam 120.000 TL borç doğurur. 153 hesabı 100.000 TL, 191 hesabı 20.000 TL borç; vadeli işlemde 320 hesabı 120.000 TL alacak çalışır. Borç toplamı ve alacak toplamı 120.000 TL'dir.
Bu örneği kendi belgenize uyarlarken tarih, tutar, vergi türü, vade ve yardımcı hesap açıklamasını ayrı ayrı yazın. Böylece kayıt yalnızca denk değil, sonradan izlenebilir olur.
Sık karıştırılan noktalar
- Belge tarihi ile ödeme tarihini aynı kabul etmeyin; tahakkuk ve nakit hareketi farklı günlerde olabilir.
- Hesap kodu doğru olsa bile karşı hesap, vergi uygulaması veya dönem ayrımı yanlış olabilir.
- Örnekteki tutarları güncel oran gibi kullanmayın; güncel parametre gerekiyorsa ilgili resmî kaynak bilgisini ve hesaplayıcıyı açın.
Bir adım daha ileri
Bir adım ileri: bu işlemi farklı bir belge, taraf veya dönemle tekrar kurup değişen varsayımı ve sabit kalan muhasebe mantığını not edin.